Privacyverklaring

Privacyverklaring Hokuetsu

Hokuetsu Industries Europe B.V. (hierna ‘Hokuetsu’ genoemd) zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid van uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met (persoons)gegevens die via onze website (www.hokuetsu.eu) zijn verzameld en legt uit hoe die informatie wordt gebruikt, onderhouden, gedeeld, beschermd en hoe u deze kunt bijwerken.

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van:
- klanten: onze klanten en hun vertegenwoordigers
- geïnteresseerden in Hokuetsu of haar diensten (potentiële klanten, sollicitanten)
- websitebezoekers
- bezoekers van onze faciliteiten
- onze werknemers

Hokuetsu verzamelt voornamelijk persoonlijke gegevens over u wanneer u met deze website communiceert, onze producten koopt, onze faciliteiten bezoekt of op een andere manier met ons communiceert

2. Bronnen van persoonsgegevens
We verzamelen gegevens op de volgende manieren:
a) Informatie die u ons verstrekt
b) Informatie die wij verkrijgen wanneer u onze producten koopt, onze diensten gebruikt of deze website bezoekt.

3. De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daar een goede reden voor hebben. Volgens de wet mogen wij uw gegevens alleen verwerken voor een of meer van deze redenen:
• Om een overeenkomst met u uit te voeren, of
• Als we een wettelijke plicht hebben om uw gegevens te gebruiken voor een bepaalde reden, of
• Wanneer u ermee instemt, of
• Wanneer dit in ons legitieme belang is.
Gerechtvaardigde belangen zijn onze zakelijke of commerciële redenen om uw gegevens te gebruiken, maar toch zullen wij onze gerechtvaardigde belangen niet onterecht boven wat het beste voor u is stellen.
Hokuetsu gebruikt de aan ons verstrekte informatie voor algemeen zakelijk gebruik. Dit kunnen de volgende doeleinden zijn:
• Om te reageren op uw verzoeken;
• Om diensten aan u te leveren, inclusief problemen met klantenservice;
• Om u berichten te sturen over de huidige diensten van ons of onze gelieerde ondernemingen, nieuwe diensten of promoties die we aan het ontwikkelen zijn, en kansen die voor u beschikbaar zijn;
• Om u op de hoogte te stellen van nieuwe functies of verbeteringen van onze diensten of producten
• Om met u te communiceren over vacatures of carrièremogelijkheden waarnaar u hebt geïnformeerd;
• Om ervoor te zorgen dat onze site en onze diensten op een effectieve manier voor u functioneren;
• Om de effectiviteit van reclame en outreach te meten of te begrijpen.

• Marketing en evenementen: we gebruiken persoonlijke informatie om u marketing- en evenementcommunicatie te bezorgen via verschillende platforms, zoals e-mail, telefoon, sms, direct mail en online. Als we u een marketing-e-mail sturen, bevat deze instructies over hoe u zich kunt afmelden voor het ontvangen van deze e-mails in de toekomst. We onderhouden ook centra voor e-mailvoorkeuren waar u uw informatie- en marketingvoorkeuren kunt beheren. Houd er rekening mee dat zelfs als u zich afmeldt voor het ontvangen van marketing-e-mails, we u nog steeds belangrijke service-informatie kunnen sturen met betrekking tot uw accounts en abonnementen.
• Wettelijke verplichtingen: We kunnen worden verplicht om persoonlijke informatie te gebruiken en te bewaren om wettelijke en nalevingsredenen, zoals het voorkomen, opsporen of onderzoeken van een misdrijf; verlies preventie; of fraude. We kunnen persoonlijke informatie ook gebruiken om te voldoen aan onze interne en externe auditvereisten, informatiebeveiligingsdoeleinden en zoals we anderszins denken dat nodig of gepast is:
We streven ernaar alleen die informatie te verzamelen die redelijkerwijs nodig is om diensten voor u uit te voeren of om op uw vragen te reageren.
U bent ervoor verantwoordelijk dat de door u verstrekte informatie juist, volledig en actueel is; we zullen redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de informatie die we verzamelen en gebruiken relevant is voor het beoogde gebruik.

Deze site is niet bedoeld om persoonlijke gegevens van personen onder de 16 jaar te verzamelen of bij te houden. Als Hokuetsu erachter komt dat persoonlijk identificeerbare informatie van een persoon jonger dan 16 jaar is verzameld zonder verifieerbare ouderlijke toestemming, dan zal Hokuetsu de nodige stappen ondernemen om dergelijke informatie te verwijderen.

4. Verwerkte gegevens en doel
Hieronder vatten wij samen welke gegevens wij doorgaans verwerken van bovengenoemde personen en met welk doel.
-Klanten: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en overige door de klant verstrekte gegevens. Deze gegevens worden verwerkt voor het onderhouden van contact met de klant, het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst of opdracht, het incasseren van vorderingen, het evalueren en verbeteren van onze dienstverlening en overige interne beheerswerkzaamheden.
-Geïnteresseerd: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en overige door belanghebbende verstrekte gegevens. Deze gegevens worden verwerkt voor het beantwoorden van vragen van geïnteresseerden, het verstrekken van informatie, het doen van relatiebeheer en andere doeleinden, afhankelijk van de reden van de getoonde interesse.
-Websitebezoekers: IP-adres, eventuele cookies die we hebben geplaatst en gegevens over het apparaat waarmee de website wordt bezocht. Deze gegevens worden verwerkt om te analyseren hoe vaak onze website wordt bezocht, om de website veilig en toegankelijk te houden, om onze online diensten te kunnen gebruiken om de website te verbeteren en om gerichte advertenties of banners aan te kunnen bieden.
-Bezoekers van onze faciliteiten: paspoortgegevens; naam, geboortedatum, paspoortnummer, doel van bezoek en andere informatie die wettelijk of voor veiligheidsdoeleinden vereist is.
-Medewerkers: Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, kopie paspoort, BSN-nummer. Deze gegevens worden verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, betaling van salaris, betaling van belastingen en premies etc.

Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.

5. Behoefte aan verwerking
Als u onze producten afneemt of gebruik maakt van onze diensten, is de verwerking van persoonsgegevens een contractuele verplichting om uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken.
In andere gevallen is het verstrekken van persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde om uw vraag te kunnen beantwoorden, een nieuwsbrief te kunnen versturen of om de in deze verklaring genoemde gerechtvaardigde belangen te kunnen behartigen. Als u de informatie niet verstrekt, kunnen wij u geen goede service bieden.

6. Delen van uw persoonsgegevens
Hokuetsu deelt of openbaart geen persoonlijke gegevens, tenzij dit nodig is om diensten te verlenen of onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren.
Hokuetsu kan, met uw toestemming, informatie over u bekendmaken aan groepsmaatschappijen of derden, namelijk:
a) Binnen Hokuetsu: Onze bedrijven over de hele wereld worden ondersteund door een verscheidenheid aan Hokuetsu-teams en -functies, en persoonlijke informatie zal aan hen beschikbaar worden gesteld indien nodig voor het leveren van onze diensten, accountadministratie, verkoop en marketing, klant- en technische ondersteuning , en bijvoorbeeld bedrijfs- en productontwikkeling. Al onze werknemers en aannemers zijn verplicht ons gegevensbeschermings- en beveiligingsbeleid te volgen bij het omgaan met persoonlijke gegevens.
b) Onze externe serviceproviders: we werken samen met en worden ondersteund door serviceproviders over de hele wereld. Persoonsgegevens worden alleen aan deze partijen beschikbaar gesteld wanneer dit nodig is om de diensten die zij aan ons leveren te vervullen, zoals software-, systeem- en platformondersteuning; direct-marketingdiensten; cloud-hostingdiensten; reclame; en orderafhandeling en levering. Het is onze externe dienstverleners niet toegestaan om persoonlijke gegevens die wij aan hen ter beschikking stellen te delen of te gebruiken voor andere doeleinden dan het verlenen van diensten aan ons.
c) Derde partijen om juridische redenen: we zullen persoonlijke gegevens delen wanneer we denken dat dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om te reageren op verzoeken van overheidsinstanties, waaronder wetshandhavingsinstanties en andere overheidsinstanties, waaronder mogelijk dergelijke instanties buiten het land waar u woont .
Persoonsgegevens kunnen ook worden overgedragen aan groepsmaatschappijen of derden in het geval van een fusie, verkoop, herstructurering, overname, joint venture, toewijzing, overdracht of andere vervreemding van alle of een deel van ons bedrijf, activa of voorraad (inclusief in verband met een faillissement of soortgelijke procedure), of indien nodig om onze rechten, gebruikers, systemen en diensten te beschermen.

7. Waar we persoonsgegevens opslaan en verwerken

Hokuetsu is een wereldwijde organisatie en uw persoonlijke gegevens kunnen buiten op een externe locatie worden opgeslagen en verwerkt, zoals een datacenter van een derde partij. We ondernemen stappen om ervoor te zorgen dat de informatie die we verzamelen wordt verwerkt in overeenstemming met deze privacyverklaring en de vereisten van de toepasselijke wetgeving, ongeacht waar de gegevens zich bevinden. Hokuetsu heeft netwerken, databases, servers, systemen, ondersteuning en helpdesks verspreid over onze kantoren over de hele wereld. We werken samen met derden, zoals cloudhostingservices, leveranciers en technologische ondersteuning over de hele wereld om te voorzien in de behoeften van ons bedrijf, ons personeel en onze klanten. We nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens worden verwerkt, beveiligd en overgedragen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. In sommige gevallen moeten we uw persoonlijke gegevens binnen Hokuetsu of aan derden bekendmaken of overdragen.
Wanneer we persoonlijke informatie overdragen van de Europese Economische Ruimte naar andere landen waar de toepasselijke wetgeving niet hetzelfde niveau van gegevensprivacybescherming biedt als in uw eigen land, nemen we maatregelen om een passend niveau van gegevensprivacybescherming te bieden.

8. Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen

Hokuetsu hecht veel waarde aan een goede beveiliging van uw persoonsgegevens. Hiervoor hebben wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen. . Dit zijn onder meer beveiligde servers, firewalls en gegevensverwerkingsovereenkomsten met derden die onze website hosten en via welke we onze e-mails verzenden. Ons informatiebeveiligingsbeleid en onze procedures zijn nauw afgestemd op algemeen aanvaarde internationale normen en worden regelmatig herzien en indien nodig bijgewerkt om te voldoen aan onze zakelijke behoeften, veranderingen in technologie en wettelijke vereisten.

9. Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

We bewaren uw persoonlijke gegevens als we hier
een zakelijke noodzaak voor hebben of zo lang als nodig is om de in deze privacyverklaring uiteengezette doeleinden te vervullen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is (bijvoorbeeld om te voldoen aan toepasselijke wettelijke , fiscale of boekhoudkundige vereisten).

Wanneer we geen doorlopende legitieme zakelijke noodzaak hebben om uw persoonlijke informatie te verwerken, zullen we deze verwijderen of anonimiseren of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonlijke informatie is opgeslagen in back-uparchieven), dan zullen we uw persoonlijke informatie en isoleer deze van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van first party cookies voor de functionaliteit van de website. Een "cookie" is een gegevenselement dat naar uw browser kan worden verzonden. Uw browser kan deze vervolgens op uw systeem opslaan op basis van de voorkeuren die u in uw browser hebt ingesteld. Cookies verzamelen informatie over uw besturingssysteem, inclusief maar niet beperkt tot browsertype en IP-adres. Zo kan de server waar onze website op draait jouw browser herkennen en bijhouden welke pagina's je browser al heeft bezocht, maar door middel van cookies kunnen we bijvoorbeeld ook taalvoorkeuren onthouden.

11. Uw privacyrechten en onze contactgegevens
We respecteren uw recht op toegang tot en controle over uw informatie, en we zullen reageren op verzoeken om informatie en, indien van toepassing, uw persoonlijke informatie corrigeren, wijzigen of verwijderen.
In dergelijke gevallen hebben we u nodig om te reageren met een bewijs van uw identiteit voordat u deze rechten kunt uitoefenen.

1. Het recht op toegang tot informatie
U kunt op elk moment contact met ons opnemen om de informatie die we over u hebben op te vragen, evenals waarom we die informatie hebben, wie toegang heeft tot de informatie en waar we de informatie vandaan hebben gehaald. Zodra we uw verzoek hebben ontvangen, reageren we binnen een maand.
Er zijn geen vergoedingen of kosten voor het eerste verzoek, maar voor aanvullende verzoeken voor dezelfde gegevens kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht.
2. Het recht om de informatie te corrigeren en bij te werken
Als de gegevens die we van u hebben verouderd, onvolledig of onjuist zijn, kunt u ons dit laten weten en zullen uw gegevens worden bijgewerkt.
3. Het recht om uw gegevens te laten wissen
Als u vindt dat wij uw gegevens niet langer zouden moeten gebruiken of dat wij uw gegevens onrechtmatig gebruiken, kunt u ons verzoeken de gegevens die wij in ons bezit hebben te wissen.
Wanneer we uw verzoek ontvangen, zullen we bevestigen of de gegevens zijn verwijderd of de reden waarom ze niet kunnen worden verwijderd (bijvoorbeeld omdat we ze nodig hebben voor onze legitieme belangen of regelgevende doeleinden).
4. Recht op beperking van gegevensverwerking: u kunt ons vragen de verwerking van gegevens (tijdelijk) stop te zetten, bijvoorbeeld om de juistheid van de gegevens te controleren.
5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien gegevens zijn verwerkt op basis van toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst met u, kunt u Hokuetsu verzoeken de gegevens die u aan Hokuetsu heeft verstrekt aan u te verstrekken (of over te dragen aan een derde) , in een gestructureerde en machineleesbare vorm.
6. Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Hokuetsu zal de verwerking staken, tenzij er legitieme of wettelijke gronden zijn voor de verwerking. Indien u bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, zullen de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.
7. Recht van bezwaar tegen individuele besluitvorming, waaronder profilering: u heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) wordt genomen, tenzij die beslissing geen "rechtsgevolgen" heeft en geen andere significante gevolgen. Let op: dergelijke verwerking vindt bij Hokuetsu niet plaats.
8. Intrekken toestemming: indien en voor zover wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Als u gebruik wilt maken van uw privacyrechten, kunt u een e-mail sturen naar info@hokuetsu.nl. U kunt ook een brief sturen naar:

Hokuetsu Industries Europe B.V.
Aalsmeerderdijk 156
1438 AX Oude Meer
Nederland

U krijgt binnen een maand antwoord op uw verzoek. Als uw verzoek niet binnen een maand kan worden verwerkt, ontvangt u hiervan bericht. Hokuetsu is verplicht om uw verzoek uiterlijk binnen drie maanden te verwerken. Er zijn geen kosten verbonden aan het eerste verzoek, maar voor aanvullende verzoeken voor dezelfde gegevens kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht.

Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen de verwerking van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan te allen tijde worden gewijzigd zonder voorafgaande aankondiging. Wijzigingen treden in werking zodra deze op deze website zijn gepubliceerd.